Методы повышения продуктивности

Личная эффективность, продуктивность, производительность — это не только о том, как успеть больше за меньшее время, но и о создании качественного результата, который приносит удовлетворение самому исполнителю. А также его клиентам/партнерам, что позволяет расти, жить в соответствии с собственными, а не чужими планами, получать больше ресурсов на их реализацию.

Препятствовать прогрессу может множество факторов. Как выявить и устранить причину и почему это важно — читайте в статье. Чтобы записаться на индивидуальную консультацию в центр психического здоровья «Лето», обратитесь по телефону 8(969)060-93-93. Мы работаем со взрослыми и детьми от 8 лет.

Актуальность темы

К сожалению, большинство школьников все еще не учат управлять личными проектами. Развиваться в естественной среде (рыночных условиях), самостоятельно определять потребность в ресурсах, подбирать их. Эти знания дают менеджерам в высших школах. А в детстве и отрочестве родители, воспитатели, школьные учителя рассказывают, как исполнять чужие планы.

Так происходит потому, что в обществе довлеет американская экономическая модель, ориентированная на крупные производства. В ней каждый человек — элемент кирпичной кладки, он должен быть стандартным, чтобы подходить. Поэтому людей готовят по унифицированным программам.

Альтернативой является японская модель, в которой каждый из нас алмаз, достойный того, чтобы показать все свои грани, заиграть всеми доступными красками. В индустриальном веке она оказалась не слишком востребованной и была вытеснена, но следующий, информационный, открыл ей второе дыхание.

Сегодня каждый сам себе предприниматель. Удаленный работник все чаще не наемный служащий, а самозанятый или даже ИП. Поэтому вдвойне важно уметь управлять личными ресурсами.

Причины недостаточной продуктивности

К падению продуктивности приводят разные факторы, у каждого они свои. Знание возможных облегчает поиск решения. Среди наиболее распространенных:

• эмоциональное выгорание;
• личностные кризисы или стрессовые ситуации;
• нехватка мотивации или бесцельность;
• нарушение сна и усталость;
• низкая самооценка и неуверенность в своих силах;

• перфекционизм и страх ошибок;
• отсутствие навыков планирования;
• избыточная многозадачность;
• нехватка структурированного рабочего пространства;
• внешние отвлекающие факторы (шум, уведомления, гаджеты);
• недостаток физической активности;
• проблемы с концентрацией и вниманием;
• прокрастинация;
• сверхответственность и неспособность/невозможность делегировать;
• плохие привычки в управлении временем;
• эмоциональные зависимости (например, бесцельное зависание в социальных сетях);
• неумение расставлять приоритеты;
• недостаток профессиональных навыков или знаний;
• нерегулярное питание или нехватка энергии из-за плохого самочувствия;
• отсутствие поддержки близких или коллег;
• депрессивные состояния или тревожность;
• чрезмерный контроль или давление руководства;
• неразумное распределение времени, денег, сил;
• стремление «все успеть» вместо фокусировки на существенном;
• отсутствие времени на отдых и восстановление.

Чтобы устранить причину низкой продуктивности, а их обычно несколько, нужно уметь выявлять узкие места, вести самонаблюдение. Важно быть исследователем собственного жизненного пути. Подвергать сомнению все сложившиеся представления о себе и своем месте в действительности. Для этого можно применять инструменты когнитивно-поведенческой терапии и не только.

Правило 80/20 — управление целями

Стремительный темп современной жизни и необходимость многозадачности делает крайне трудным поддержание высокой производительности. Хорошо всем известные техники управления временем помогают, только когда есть ясность в желаниях и способах их достижения.

Научиться целеполаганию, планированию, балансу между главным и второстепенным помогает метод Парето, согласно которому 80% результата достигается благодаря 20% усилий. Его применение предполагает выделение ключевых действий, которые приносят наибольшую отдачу, с целью оптимального распределения ресурсов.

Однако это не означает, что большую часть повседневных дел можно не делать. Делать придется все или почти все. Но некоторые обязанности целесообразно делегировать, другие — выполнять с применением альтернативных технологий. Например, вместо сложного приготовления котлет или употребления не очень полезных полуфабрикатов — запекать рыбу или мясо в духовом шкафу с овощами и фруктами.

От каких-то привычных дел, как-то серфинг в соцсетях, чтобы развеяться, действительно придется отказаться. Но при этом нужно установить истинную причину влечения к ВК или ОК, какая потребность лежит в основе. Так, если не хватает общения, его недостаток важно восполнить, например, выходными на природе с семьей или друзьями.

У вас есть вопросы?

ЗВОНИТЕ!

Не откладывайте лечение, получите бесплатную консультацию по телефону прямо сейчас.

8(969)060-93-93

Получить помощь

Как применять правило Парето для повышения продуктивности

Как организовать рабочий процесс и время, учитывая сильные и слабые стороны личности и имеющиеся в распоряжении ресурсы:

1. Определите цели. Подготовить список, чего хочется достичь, разделить планы на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные.
2. Составьте перечень задач, которые потребуется решить на пути достижения каждой. Следует не ограничиваться очевидными шагами — учитывать даже мелкие.
3. Выделите ключевые действия, которые вносят наибольший вклад в достижение и ориентируйтесь на них в дальнейшем.
4. Установите приоритеты с помощью матрицы Эйзенхауэра или другого метода для оценки срочности и значимости, например:

• Очень значимые и требующие немедленного выполнения. Горящие дедлайны, когда нужно было вчера.
• Значимые, но не первоочередные. Стратегические, которые приносят долгосрочную пользу: развитие навыков, планирование.
• Срочные, но не имеющие большого значения для конечного результата. Их нужно сводить к минимуму, делегировать. К примеру, обработка рутинной почты.
• Не срочные и незначимые, вроде просмотра соцсетей. Если там нет проектов, но есть полезные связи, достаточно сократить присутствие.

5. Оптимизируйте. Оцените доступное время, энергию, знания. Распределите вложения сил так, чтобы 20% ключевых дел выполнялись в периоды максимальной производительности.
6. Используйте сильные стороны. Сконцентрируйтесь на делах, которые соответствуют вашим навыкам и опыту. Для тех, где вы менее компетентны, ищите поддержку или инструменты.
7. Не игнорируйте остальные 80%. Найдите способы выполнения менее значимого в плане с минимальными затратами времени и усилий (делегирование, автоматизация, пакетное выполнение).
8. Проверяйте прогресс и корректируйте. Регулярно анализируйте, приносят ли выбранные действия результат и что можно улучшить. При необходимости вносите изменения.

Среди самых популярных управленческих тактик, которые наиболее приспособлены для небольших личных проектов, направленных на макросреду, — Agile. Он подразумевает разбивку всего процесса на короткие этапы, чтобы поставлять больше ценности за малый промежуток времени.

Подход дает не только высокую результативность, но и хорошо мотивирует. Ибо, как считал известный физиолог Иван Павлов, счастлив тот, кто стремится к постоянно достижимой, но никогда полностью не достигаемой цели.

Пример применения

Ситуация: IT-проект, который включает исследование, подготовку отчетности, общение с командой и техническую реализацию.

1. Список дел:
   • анализ данных;
   • написание вводной части отчета;
   • встреча с коллегами;
   • создание графиков;
   • проверка ошибок в коде;
   • Ответы на email.
2. Выделение 20% ключевого. Анализ исходной информации и планирование расписания наиболее значимы для результата.
3. Организация остальных 80%:
   • отчетность: выделить утренний час, когда концентрация на максимуме;
   • общение с коллегами: подготовиться заранее, чтобы минимизировать время обсуждения;
   • проверка кода: подобрать автоматизированные инструменты;
   • переписка по email: ограничить 15 минутами в день.

Ключевые моменты:

• Успешное применение правила требует не только анализа, но и постоянного мониторинга ситуации.
• Важно учитывать личностные особенности: жаворонкам лучше начинать день с главного.
• Организация остальных 80% дел позволяет избежать их накопления и стресса.

Главная идея: использование аксиомы Парето — это не отказ от «мелочей», а искусство выделять значимое, чтобы добиваться максимума.

Часто встречающиеся ошибки

Больше всего продуктивность страдает от прокрастинации, недостатка знаний и практики, а также самодисциплины. Что делать, если откладывание важного на потом в пользу менее значимого или простого мешает прогрессу, вызывает чувство вины, тревогу и стресс?

Прежде всего, постараться разобраться с причинами:

• Нехватка навыков планирования. Без структурированного подхода исполнение замысла становится хаотичным и кажется слишком сложным.
• Отсутствие четких целей, расплывчатость. Прежде чем приступить, нужно все продумать, хорошо подготовиться.
• Недостаток мотивации, плохие привычки и доступность отвлекающих факторов. Неверие в результат или отсутствие понимания, для чего что-то делать, снижает желание. Обычно так происходит, когда планы строит кто-то другой.
• Страх неудачи, боязнь сделать недостаточно хорошо. Он чаще всего преследует перфекционистов, а также непрофессионалов, которым незнакомы теоретические основы дела, а потому им тяжело расти и развиваться в направлении.

Откладывание приводит к неудачам, что вызывает выгорание и привычку избегать неприятного. Справиться, распутать клубок противоречий позволяет знание психологии и постоянное освоение новых инструментов саморазвития.

Техники повышения продуктивности

Матрица Эйзенхауэра дана выше. Дополнительно можно использовать инструменты тайм-менеджмента, как то метод Pomodoro — работа циклами по 25 минут с перерывом 5 или 15–30 после 4 кругов. Или технику таймблокинга, которая предполагает произвольное структурирование дня с созданием буферных отрезков для непредвиденных дел.

И тот и другой подход обеспечивает повышение концентрации и ощущение прогресса при хорошей самодисциплине. Ее можно постепенно развить, главное, не сдаваться, если не получается. Через 21 день вынужденное станет привычкой — и все наладится.

Настроиться с утра позволяют техники поднятия настроения: медитация или легкая физическая активность под музыку. Хорошим мотиватором может стать методика «Если — то», например: завершу отчет до 11 — позволю себе почитать книгу.

Заключение

Илон Маск использует таймблокинг, разделяя день на 5-минутные интервалы. Мари Кондо применяет минимализм и структурированный подход, отдавая приоритет тому, что «приносит радость». Кал Ньюпорт, автор концепции «глубокого погружения», подчеркивает важность сосредоточения на одной задаче.

Какой бы метод повышения продуктивности вы не выбрали, главное, помнить о цели, видеть путь к ней и следовать правилу: продуктивность — это не максимизация, а баланс. Это не просто стремление создать больше, но искусство сделать лучше.

Чтобы начать работу над личной эффективностью с персональным наставником, позвоните по телефону 8(969)060-93-93. Специалисты центра психического здоровья «Лето» оказывают услуги в офисе и на дому. При необходимости психолог приедет в течение часа.